معرفی زیر سیستم مدیریت تنخواه نرم افزار سپیدار

در بسیاری از کسب‌وکارها، هزینه‌هایی وجود دارد که به‌صورت روزانه، سریع و خارج از روال پرداخت‌های اصلی سازمان انجام می‌شود. هزینه‌هایی مثل خرید اقلام مصرفی، پرداخت کرایه، پذیرایی جلسات، تعمیرات جزئی یا هزینه‌های حمل‌ونقل، معمولاً به وسیله‌ی تنخواه‌گردان‌ها انجام می‌شود. اگرچه این مبالغ نسبتاً کوچک هستند، اما در مجموع سهم قابل توجهی از هزینه‌های سازمان را تشکیل می‌دهند و ثبت و کنترل دقیق آن‌ها اهمیت بالایی دارد. به همین دلیل، مدیریت تنخواه در نرم‌افزار سپیدار با هدف نظم‌دهی و شفافیت در این نوع پرداخت‌ها طراحی شده است.

با استفاده از ماژول مربوط به تنخواه در سپیدار، شرکت‌ها می‌توانند برای هر تنخواه‌گردان یک حساب مجزا تعریف کنند. این حساب، امکان ثبت و مدیریت تمام پرداخت‌هایی که به‌صورت نقدی یا از طریق کارت بانکی انجام می‌شود را فراهم می‌سازد. مدیر مالی یا حسابدار ارشد می‌تواند موجودی اولیه‌ی تنخواه را برای هر شخص تعیین کرده و در ادامه کلیه مخارج ثبت‌شده، گزارش‌گیری و کنترل شود.

یکی از مزایای کلیدی این بخش، امکان دسته‌بندی هزینه‌ها بر اساس مراکز هزینه، پروژه‌ها یا واحدهای سازمانی مختلف است. به‌طور مثال، اگر یک تنخواه‌گردان برای دو پروژه مختلف هزینه کرده باشد، می‌توان هر پرداخت را به‌طور مجزا به پروژه مربوطه نسبت داد. این ویژگی در گزارش‌گیری و تحلیل هزینه‌ها کمک زیادی به سازمان می‌کند.

در سپیدار، برای ثبت هر خرج‌کرد تنخواه، سند حسابداری خودکار صادر می‌شود که شامل اطلاعات کامل مثل تاریخ، نوع هزینه، مبلغ، شرح و مرکز هزینه است. همچنین، امکان ثبت اسناد هزینه به‌صورت روزانه و گروهی نیز وجود دارد که موجب صرفه‌جویی در زمان ثبت اطلاعات می‌شود.

هنگامی که موجودی تنخواه به پایان می‌رسد یا موعد تسویه فرا می‌رسد، تنخواه‌گردان اسناد هزینه را تحویل داده و پس از بررسی توسط واحد مالی، عملیات تسویه در سیستم ثبت می‌شود. در این مرحله نیز سیستم امکان صدور سند تسویه را به‌صورت اتوماتیک دارد تا مغایرتی بین اسناد حسابداری ایجاد نشود.

همچنین در این سیستم می‌توان برای هر تنخواه‌گردان سقف مجاز پرداخت تعیین کرد و هشدارهای سیستمی دریافت نمود در صورتی که مبلغ هزینه‌ها از سقف مشخص‌شده عبور کند. این قابلیت باعث ایجاد کنترل داخلی بهتر در سازمان می‌شود.

گزارش‌های متنوعی از وضعیت تنخواه‌ها، مانده تنخواه هر شخص، ریز پرداخت‌ها، سوابق هزینه‌های مرتبط با پروژه‌ها و مراکز هزینه، همگی به‌صورت نموداری یا جدولی قابل استخراج از نرم‌افزار هستند. این گزارش‌ها دید مناسبی از وضعیت تنخواه‌گردانی سازمان ارائه می‌دهند و در تصمیم‌گیری‌های مالی و مدیریتی نقش مؤثری دارند.

ماژول تنخواه در سپیدار، با اتصال کامل به سیستم حسابداری و خزانه‌داری، امکان کنترل یکپارچه جریان وجوه نقد را نیز فراهم می‌سازد و از ایجاد دوباره‌کاری یا مغایرت در اسناد جلوگیری می‌کند.